Resolução nº 19, de 24 de setembro de 2019
Para que sejam fonte de prova e registro, e cumpram para com as funções administrativas e jurídicas para as quais foram criados, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos e acessíveis, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permita a sua preservação e acesso no longo prazo. No âmbito da Câmara Municipal de Uruguaiana, o Plano de Gestão Arquivística está previsto na Resolução n.o 11, de 6 de junho de 2019, que cria o Regulamento para o Arquivo Permanente do Poder Legislativo de Uruguaiana, na qual sua implantação será embasada.
A gestão arquivística de documentos deve gerenciar os seguintes formatos de documento: convencional (documentos em papel), digital (documentos eletrônicos) e híbrido (alguns documentos são eletrônicos e outros são físicos). Em linhas gerais, a gestão arquivística deve gerenciar todo o ciclo de vida dos documentos, ou seja, desde produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).
A Tabela de Temporalidade Documental (Anexo I) é um instrumento arquivístico resultante da avaliação dos documentos que tem por objetivo definir os prazos de guarda (tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou) e a destinação de documentos (encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação), com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitarem, seja a própria instituição ou o público externo. Sua estrutura básica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – além de observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
A Tabela de Temporalidade Documental também estabelece critérios para microfilmagem, digitalização e eliminação de documentos, objetivando garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio histórico documental e a memória do Legislativo.
Estão contemplados na Tabela de Temporalidade os documentos produzidos e recebidos nos mais diferentes suportes, pelo Poder Legislativo de Uruguaiana, no exercício de suas atividades-meio e atividades-fim.
A Tabela de Temporalidade Documental, por refletir as funções e atividades deste órgão, é dinâmica. Sendo assim, requer revisão e alteração periódica a cada cinco anos, a fim de garantir sua atualização, frente às constantes transformações da administração pública.
A Tabela de Temporalidade Documental será estruturada conforme os departamentos da Casa, contemplando os diversos conjuntos documentais recebidos e produzidos pelo Poder Legislativo de Uruguaiana, segundo sua procedência, e com os prazos estabelecidos para efeito de guarda e destinação final dos documentos.
Para aplicação da Tabela de Temporalidade Documental será utilizado o Plano Básico de Classificação de Documentos da Câmara Municipal de Uruguaiana.
Os documentos, depois de classificados e observados os prazos de guarda, deverão ser conservados no Arquivo Corrente ou no Arquivo Intermediário, aguardando a destinação que lhes venha a ser dada pela Comissão Permanente de Seleção, Triagem e Destinação Final e/ou na forma do art. 6º desta Resolução.
No Arquivo Corrente, junto aos departamentos ou setores que os produziram ou acumularam, permanecerão os documentos enquanto estiverem cumprindo a finalidade para a qual foram produzidos, obedecido o período máximo de cinco anos;
Os documentos conservados no Arquivo Corrente terão sua temporalidade controlada pelos departamentos ou setores que os tenham sob sua guarda;
No arquivo Intermediário, que operará em cada departamento e/ou setor da Casa, permanecerão observados os prazos definidos na Tabela de Temporalidade, os documentos que, esgotado o prazo de permanência no Arquivo Corrente, possam ser solicitados para eventuais consultas e os que, por não haver, ainda fluído os respectivos prazos prescricionais, ali devam permanecer por imperativo legal ou mera precaução.
A cada período de cinco anos, os departamentos e setores do Poder Legislativo de Uruguaiana procederão ao levantamento dos documentos sob sua guarda, descartando ou eliminando conforme legislação vigente, e encaminhando ao Arquivo Permanente aqueles cuja temporalidade esteja vencida e possuam valor informativo, probatório ou histórico.
Após a implantação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD – todo o documento do Poder Legislativo, depois de digitalizado, receberá um código único, gerado automaticamente pelo sistema, que servirá para sua identificação.
Observados os prazos de guarda, os documentos deverão:
mudar de suporte, quando houver necessidade;
serem descartados, conforme legislação vigente, quando, esgotados os prazos de guarda, não mais reunirem valor que justifique sua guarda; e
serem encaminhados para guarda permanente, sempre que, pela sua natureza, origem, forma ou qualquer outra circunstância ou qualidade intrínseca, ostentarem valor que justifique sua guarda definitiva.
Salvo expressa e específica determinação em contrário, ficam excluídos do controle de temporalidade e da disciplina arquivística estabelecida nesta Resolução:
os jornais, revistas e periódicos de qualquer espécie, excetuados os exemplares que, por conterem matéria de singular relevância, a juízo da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, devam ser conservados nos arquivos do Poder Legislativo;
as informações cujo meio de produção e transmissão se restrinja ao e-mail e não devam ser protocolizados pelo Poder Legislativo; e
outros documentos e papéis expressamente identificados pela Comissão Permanente de Seleção, Triagem e Destinação Final de Documentos.
Sem prejuízo do disposto no inciso XXXIII e na alínea “b” do inciso XXXIV, do art. 5o, da Constituição Federal e no inciso XIII, do art. 7o, da Lei Federal no 8.906, de 4 de julho de 1994 (Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil), nenhum documento poderá ser retirado do sistema de arquivo do Poder Legislativo do Município de Uruguaiana, ressalvadas as hipóteses de empréstimo, através de protocolo, e desarquivamento, conforme estabelecido na Resolução no 11, de 2019.
Para os fins deste artigo considera-se empréstimo a transferência temporária de documento de uma unidade de arquivo para outra, no contexto orgânico do Poder Legislativo do Município, para fins de consulta, reprodução ou pesquisa.
O Presidente da Câmara, ouvida a Comissão Permanente de Seleção e Triagem e Destinação Final de documentos, poderá liberar a saída de documento do sistema de arquivo para fins de estudo e pesquisa acadêmica e científica de reconhecida utilidade pública, bem como para compor o acervo de órgãos oficiais de exposição e preservação do patrimônio histórico do Município.
Após a implantação do SIGAD, todos os documentos de guarda temporária que representam a atividade-fim do Poder Legislativo, serão criados em mídia digital, transformados em acervo e após esgotados os prazos da Tabela de Temporalidade Documental, serão destruídos, conforme determina a legislação pertinente.
Após a implantação do SIGAD, os documentos históricos e de guarda permanente serão digitalizados na medida em que forem criados, transformados em acervo digital e mantidos sob controle e propriedade da Câmara, e vencidos os prazos da Tabela de Temporalidade, serão microfilmados e encaminhados ao Arquivo Geral.
O SIGAD, utilizado para o armazenamento dos documentos em formato digital será de propriedade da Câmara, assim como todos os componentes que fazem parte desse sistema: banco de dados, programa, imagens, arquivos de texto e sistema operacional.
O SIGAD informatizado utilizará software com tecnologia específica, e os serviços de digitalização, de microfilmagem e implementação será exclusivamente nas dependências da Câmara, com o objetivo de resguardar o sigilo dos documentos.
Os equipamentos que contêm os dados do SIGAD, serão de propriedade exclusiva da Câmara e permanecerão nas suas dependências.
A presente Resolução Legislativo entra em vigor na data de sua publicação.
ASSUNTO | PRAZO DE GUARDA | DESTINAÇÃO FINAL | OBSERVAÇÕES | |
FASE CORRENTE | FASE INTERMEDIÁRIA | |||
01 – DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E FINANÇAS – DCF | ||||
Orçamento | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Registros Contábeis | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros processos são passíveis de eliminação pelo departamento. |
Balancetes | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Prestação de Contas TCE | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
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02 – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS – DRH | ||||
Registros de servidores | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Controle de frequência | 5 anos |
10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Escala de férias | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Folha de pagamento | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Guias de Recolhimento INSS/RPPS/FGTS/ SEFIP... | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Licenças, afastamentos e atestados médicos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Aposentadorias e Pensões | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Relação de Servidores e respectivos cargos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Seleção e contratação de estagiários | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Concurso Público | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Informações ao TCE | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
PASEP | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Processo Administrativo Disciplinar / Sindicância | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Processos Administrativos Funcionais | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
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03 – DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – DIN | ||||
Desenvolvimento, implementação e controle de sistemas de informática | 5 anos | 10 anos | Descarte ou Eliminação | Conforme legislação vigente |
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04 – DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO – DAD | ||||
Controle e registro de atividades do departamento. | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
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05 – DEPARTAMENTO DE CERIMONIAL – DCER | ||||
Relação de honrarias concedidas | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Controle e registro de atividades do Cerimonial | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Documentos relativos à organização de eventos | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
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06 – DEPARTAMENTO DE COMPRAS E PATRIMÔNIO – DCOP | ||||
Contratos de Locações | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Escrituras e títulos de propriedades | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Inventários de bens patrimoniais | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Registros de baixas, transferências, aquisição, empréstimos | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Certificados de bens patrimoniais | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Seguros | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
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07 – DEPARTAMENTO DE LEGISLAÇÃO E REGISTROS – DLEG | ||||
Lei Orgânica do Município | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Emendas à Lei Orgânica do Município | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Atas | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Correspondências Expedidas ao Executivo | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Correspondências Expedidas a Diversos | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Correspondências recebidas do Executivo | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Correspondências recebidas de diversos | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Correspondências administrativas | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Convocações | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Pontos | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Proposições | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Convites | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Autógrafos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Leis | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Leis Complementares | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Resoluções | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Decretos Legislativos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Decretos Executivos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Portarias | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Memorandos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Publicações | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Atestados, Certidões e Declarações | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Processos Legislativos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Processos Administrativos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Comissão Permanente | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Comissões Especial | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Comissão Parlamentar de Inquérito | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Prestações de Contas TCE/RS | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Atos Normativos para a gestão de documentos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Calendários e cronogramas de atividades | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Controle de empréstimo e devolução de documentos de arquivo | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Manuais de normatização de procedimentos arquivísticos | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Tabelas de Temporalidade/plano de classificação | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Relação de transferência/recolhimento de documentos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Relação de documentos eliminados | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
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08 – DEPARTAMENTO DE IMPRENSA – DIMP | ||||
Registros fotográficos | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Artigos e matérias para publicação | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Produções bibliográficas editadas ou coeditadas pela Câmara Municipal | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Vídeos institucionais | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | - |
Folders e cartazes | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Processos Relativos a Contratos de propaganda e publicidade | 5 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
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09 – MESA DIRETORA – MD | ||||
Controle e registro de atividades da Direção Geral | 4 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros processos são passíveis de eliminação pelo departamento. |
Controle e registro de atividades da Escola do Legislativo | 4 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Memorial | 4 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Controle e registro de atividades da Ouvidoria | 4 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
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10 – PROCURADORIA JURÍDICA – PROJUR | ||||
Diversos | 4 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Conforme legislação vigente |
Licitações | 4 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros processos são passíveis de eliminação pelo departamento. |
Renovações Contratuais | 4 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros processos são passíveis de eliminação pelo departamento. |
Pareceres Gerais | 4 anos | 10 anos | Eliminação ou descarte | Os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros processos são passíveis de eliminação pelo departamento. |
Processos Judiciais | 4 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
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11 – UNIDADE DE CONTROLE INTERNO – UCI | ||||
Controle e registro de atividades da UCI | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros processos são passíveis de eliminação pelo departamento. |
Processos de Renovação Contratual | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |
Processo Administrativo Especial | 5 anos | 10 anos | Guarda Permanente | Conforme legislação vigente |