Resolução nº 11, de 06 de junho de 2019

Este Regulamento tem por objetivo estabelecer critérios para seleção, triagem e destinação final de toda a documentação produzida e recebida pela Câmara Municipal de Uruguaiana. 

O arquivo da Câmara Municipal de Uruguaiana compreende o conjunto orgânico de documentos de natureza histórica e administrativa produzidos e recebidos de diferentes órgãos, desde a criação da Câmara Municipal de Uruguaiana, e que constitui o seu espólio arquivístico, sendo um setor organicamente ligado ao Departamento de Legislação e Registros da Câmara Municipal de Uruguaiana.

Ao Setor de Arquivo da Câmara Municipal de Uruguaiana compete, dentre outras, as seguintes atribuições:

Os diferentes setores da Câmara Municipal de Uruguaiana devem requerer ao setor de arquivo a previsão de uma data, a este conveniente, para o envio e incorporação da documentação desnecessária ao seu serviço corrente.

Os prazos de incorporação serão avaliados, caso a caso, prevendo-se a elaboração de tabelas de triagem.

A documentação deverá ser acompanhada de uma Guia de Incorporação, segundo modelo adotado (Anexo II), e deverá ser impressa em duplicidade e assinada pelos intervenientes. 

O tratamento arquivístico da documentação consiste na sua limpeza e restauro, classificação e ordenação, sendo um trabalho que reveste uma grande responsabilidade ao servidor encarregado pelo setor de arquivo, e que deve ser adequado a cada tipo de suporte e espécie documental.

Devem ser cumpridas, por obrigatórias, as normas de indexação, e a partir dela a elaboração de índices que possibilite o fácil acesso à documentação.

Após o tratamento arquivístico, a documentação fica sujeita a uma diferenciada gestão, consoante a sua característica, histórica ou administrativa. 

No que se relaciona com os prazos de conservação, a seleção será efetuada de acordo as normas gerais estabelecidas pela ABNT.

Compete ao Setor de Arquivo toda e qualquer eliminação de documentos produzidos e recebidos dos diferentes setores da Câmara Municipal de Uruguaiana, de acordo com a legislação em vigor e, na falta desta, prescreve-se que seja feita segundo um procedimento uniforme de critérios, definido pela Direção Geral da Casa em cada caso. 

Compete ao Arquivo zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas;

O acesso ao conteúdo dos documentos processar-se-á através da consulta direta ao documento ou, conforme o caso, através de fotocópia, fotografia ou formato digital.

As condições de acessibilidade à documentação serão sempre submetidas à autorização da autoridade competente, em conformidade com a legislação de acesso à informação, mediante a elaboração de requerimento do interessado (Anexo III) onde conste:

A documentação administrativa, requisitada por qualquer órgão ou serviço interno, em impresso facultado pelo Arquivo (Anexo IV), somente permanecerá fora do arquivo pelo prazo máximo de trinta dias, renovável mediante pedido expresso por igual período.

Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais, apenas serão cedidos para consulta mediante autorização escrita do Presidente da Câmara Municipal de Uruguaiana. 

Compete ao responsável pelo Arquivo, além das atribuições já enunciadas, e no âmbito de suas atribuições:

Casos omissos ou excepcionais serão avaliados e decididos pela Presidência da Casa, após consulta formal aos departamentos diretamente envolvidos na questão e à Procuradoria Jurídica da Casa.

Fica estabelecido o prazo máximo de trinta dias para que seja criada a Comissão de Seleção e Triagem de Documentos, composta por três servidores efetivos, com a finalidade específica de elaborar o plano Básico de Classificação de Documentos e o Plano de Gestão Arquivística do Poder Legislativo de Uruguaiana.