Resolução nº 21, de 01 de outubro de 2019
A Câmara Municipal de Uruguaiana dispõe sobre o Plano Básico de Classificação de Documentos que tem por objetivo estabelecer normas e diretrizes para a classificação de documentos no âmbito do Poder Legislativo, em conformidade com a Resolução nº 11, de 6 de junho de 2019, que criou o Regulamento para o Arquivo Permanente do Poder Legislativo.
Considera-se para a classificação de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Os documentos correntes e intermediários serão gerenciados pelos departamentos da Casa, sendo de sua competência a gestão e o recolhimento dos documentos por eles produzidos e recebidos no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua responsabilidade até que se atinja o prazo prescricional ou decadencial.
Pelo arquivo geral serão gerenciados os documentos identificados como permanentes.
Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
A classificação será realizada por codificação de acordo com o Plano Básico de Classificação de Documentos da Câmara Municipal de Uruguaiana, conforme Anexo I desta Resolução.
A seleção, a triagem e a destinação final dos documentos que se encontram no Arquivo Geral, serão realizadas por uma Comissão Permanente, composta por três servidores efetivos e deverão obedecer às normas gerais estabelecidas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT – aos critérios constantes na Resolução nº 11, de 2019, e à Tabela de Temporalidade Documental, anexo I do Plano de Gestão Arquivística do Poder Legislativo de Uruguaiana, instituído pela Resolução nº 19, de 24 de setembro de 2019.
Toda a documentação destinada ao arquivo geral deverá ser acondicionada em caixa arquivo, identificada com etiqueta padrão, conforme modelo do Anexo II desta Resolução, e acompanhada da Guia de Incorporação de Documentos ao Arquivo Geral, conforme modelo do Anexo II da Resolução nº 11, 6 de junho de 2019, que Cria o Regulamento para o Arquivo Permanente do Poder Legislativo de Uruguaiana.
O acesso à documentação do arquivo geral deverá seguir as normas constantes na Resolução nº 11, de 2019.
Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
01 – DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E FINANÇAS – DCF
01.01 – Orçamento
01.02 – Contabilidade
01.02.01 – Registros contábeis
01.02.01.01 – Balancetes
01.03 – Prestação de Contas TCE
02 – DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS – DRH
02.01 – Registro de servidores/Vereadores
02.02 – Controle de frequência
02.03 – Escala de férias
02.04 – Folha de pagamento
02.05 – Guias de Recolhimentos INSS/FGTS/RPPS/SEFIP
02.06 – Licenças, afastamentos, atestados médicos
02.07 – Aposentadorias e Pensões
02.08 – Relação de servidores e respectivos cargos
02.09 – Seleção e contratação de estagiários
02.10 – Concurso Público
02.11 – Informações ao TCE
02.12 – PASEP
02.13 – Processo Administrativo Disciplinar/ Sindicância
02.14 – Processos Administrativos funcionais
03 – DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA – DIN
03.01 – Desenvolvimento, implementação e controle de sistemas de informática
04 – DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO – DAD
04.01 – Controle e registro de atividades do Departamento Administrativo
05 – DEPARTAMENTO DE CERIMONIAL – DCER
05.01 – Relação de honrarias concedidas
05.02 – Controle e registro de atividades do Cerimonial
05.03 – Documentos relativos à organização de eventos
06 – DEPARTAMENTO DE COMPRAS E PATRIMÔNIO – DCOP
06.01 – Recursos Imobiliários e Patrimônio (registro das propriedades e bens permanentes)
06.01.01 – Contratos de Locações
06.01.02 – Escrituras e títulos de propriedades
06.02 – Inventário de bens patrimoniais (cadastro geral e sua localização física)
06.03 – Registro de Baixas, transferência, aquisição, empréstimos
06.04 – Certificados de garantia de bens patrimoniais
06.05 – Seguros
07 – DEPARTAMENTO DE LEGISLAÇÃO E REGISTROS – DLEG
07.01 – Lei Orgânica
07.01.01 – Emendas à Lei Orgânica
07.02 – Atas
07.03 – Correspondências Expedidas Executivo
07.04 – Correspondências Expedidas a Diversos
07.05 – Correspondências Recebidas do Executivo
07.06 – Correspondências Recebidas de Diversos
07.07 – Correspondências Administrativas
07.08 – Convocações
07.09 – Pontos
07.10 – Proposições
07.11 – Convites
07.12 – Autógrafos
07.13 – Leis
07.14 – Leis Complementares
07.15 – Resoluções
07.16 – Decretos Legislativos
07.17 – Decretos Executivos
07.18 – Portarias
07.19 – Memorandos
07.20 – Publicações
07.21 – Atestados, Certidões, Declarações
07.22 – Processos Legislativos
07.23 – Processos Administrativos
07.24 – Comissões Permanentes
07.24.01 – Atas
07.24.02 – Correspondências Expedidas Executivo
07.24.03 – Correspondências Expedidas a Diversos
07.24.04 – Correspondências Recebidas do Executivo
07.24.05 – Correspondências Recebidas de Diversos
07.24.06 – Correspondências Administrativas
07.24.07 – Convocações
07.24.08 – Pontos
07.24.09 – Proposições
07.24.10 – Convites
07.24.11 – Pareceres
07.24.12 – Processos Administrativos/Demandas
07.25 – Comissão Parlamentar de Inquérito
07.25.01 – Atas
07.25.02 – Correspondências Expedidas Executivo
07.25.03 – Correspondências Expedidas a Diversos
07.25.04 – Correspondências Recebidas do Executivo
07.25.05 – Correspondências Recebidas de Diversos
07.25.06 – Correspondências Administrativas
07.25.07 – Convocações
07.25.08 – Pontos
07.25.09 – Proposições
07.25.10 – Convites
07.25.11 – Pareceres
07.25.12 – Processos Administrativos/Demandas
07.26 – Comissão Especial
07.26.01 – Atas
07.26.02 – Correspondências Expedidas Executivo
07.26.03 – Correspondências Expedidas a Diversos
07.26.04 – Correspondências Recebidas do Executivo
07.26.05 – Correspondências Recebidas de Diversos
07.26.06 – Correspondências Administrativas
07.26.07 – Convocações
07.26.08 – Pontos
07.26.09 – Proposições
07.26.10 – Convites
07.26.11 – Pareceres
07.26.12 – Processos Administrativos/Demandas
07.27 – Prestação de Contas TCE
07.28 – Prestação de Contas Diversos
07.29 – Gestão de Documentos e Arquivo
07.29.01 – Atos normativos para a gestão de documentos
07.29.02 – Calendários e cronogramas de atividades
07.29.03 – Controle de empréstimo e devolução de documentos de arquivo
07.29,04 – Manuais de normatização de procedimentos arquivísticos
07.29.05 – Tabelas de temporalidade/plano de classificação
07.29.06 – Relação de documentos eliminados
07.29.07 – Relação de transferência/recolhimento de documentos
08 – DEPARTAMENTO DE IMPRENSA – DIMP
08.01 – Comunicação institucional
08.01.01 – registros fotográficos
08.01.02 – Artigos e matérias para publicação
08.01.03 – Produções bibliográficas editadas ou coeditadas pela Câmara Municipal
08.01.04 – Vídeos institucionais
08.01.05 – Folders e cartazes
08.01.06 – Processos relativos a contratos de serviços técnicos especializados (propaganda e publicidade)
09 – MESA DIRETORA– MD
09.01 – Controle e registro de atividades da Direção Geral
09.02 – Controle e registro de atividades da Escola do Legislativo
09.02.01 – Memorial
09.03 – Controle e registro de atividades da Ouvidoria
10 – PROCURADORIA JURÍDICA – PROJUR
10.01 – Diversos
10.02 – Licitações
10.03 – Renovações contratuais
10.04 – Pareceres Gerais
10.05 – Processos Judiciais
11 – UNIDADE DE CONTROLE INTERNO – UCI
11.01. Controle e registro de atividades da UCI
11.01.01 – Recebidos e Expedidos TCE
11.01.02 – Memorandos Recebidos e Expedidos
11.01.03 – Documentos Diversos de Contabilidade
11.01.04 – Contas Diversas
11.01.05 – Transparência
11.01.06 – Contratos
11.01.07 – Diárias
11.01.08– Contas de Gestão
11.01.09 – Comprovante de envios de relatórios diversos TCE
11.02 – Processos de Renovação Contratual
Instruções para elaboração da etiqueta padrão (12cm X 17cm):
Código de Classificação: indicar o código de departamento conforme Plano Básico de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos (fonte Arial 48)
Sigla do órgão ou entidade: maiúscula/negrito – segundo Siglas das Unidades Administrativa da Câmara Municipal de Uruguaiana (fonte Times Nem Roman 48)
Tipo / Documento / Assunto: indicar a identificação do Conteúdo da Caixa
Data limite / Período: indicar a data mais antiga e a mais recente da documentação contida na caixa, ou unidade de acondicionamento.
N.º: indicar o número de caixa do respectivo departamento